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Redução de despesas de viagens: 5 dicas para colocar em prática na sua empresa

20 December de 2018 - 14:13

A redução de despesas de viagens está, ou deveria estar, no radar das empresas que suportam financeiramente os deslocamentos de seus colaboradores, clientes ou até parceiros de negócios. Neste artigo, nós vamos apresentar algumas dicas para reduzir custos com viagens corporativas sem abrir mão de fornecer esse benefício que potencializa resultados no seu negócio. Acompanhe!

Dicas para redução de despesas de viagens


1. Crie uma política de viagens corporativa


Tudo começa pela definição de normas. Os usuários do benefício de pagamento de despesas de viagens precisam saber o que pode e o que não pode ser feito. Com todos os pormenores devidamente formalizados e documentados, fica mais fácil que todos se engajem no esforço de prestação de contas, por exemplo. Assim, o pessoal do administrativo não perde o controle e, ao mesmo tempo, são freados eventuais excessos e constrangimentos.

2. Negocie com fornecedores e prestadores de serviços


Para fazer o controle e a redução de despesas de viagem também é fundamental trabalhar com uma rede de fornecedores fixa. Dessa forma, é possível realizar negociações considerando o volume de viagens corporativas realizadas mensalmente, por exemplo.O ideal é que companhias aéreas, transportadoras e empresas intermediadoras de táxi sejam devidamente cadastradas e que seja realizada uma negociação de valores com esses fornecedores. Assim, mostrando-se fiel aos prestadores de serviços é mais fácil conseguir diminuir preços e obter boas condições de pagamentos.

3. Prefira táxi em vez de aplicativos de carros particulares


A oferta de transporte de pessoas atualmente é grande. Muitas empresas, contudo, estão percebendo que usar aplicativos de carros particulares não é um bom negócio, uma vez que esses prestadores de serviços trabalham com tarifas dinâmicas. Além disso, prestadores de serviço de transporte em carros particulares não podem usar os corredores de ônibus, como os taxistas. Ou seja, não é possível ter previsibilidade nos gastos e a agilidade do transporte fica comprometida, pois conforme o dia e horário os valores flutuam e os motoristas não conseguem contornar o tráfego comum.Uma boa dica é atuar com um app de táxi, como o Vá de Táxi Empresas, por exemplo, que, entre outros benefícios, fornece preços fixos, valores menores para longos trajetos, rapidez nos deslocamentos (sem tarifa dinâmica, corredor de ônibus, experiência com o trânsito da cidade etc.), plataforma para controle e geração de relatórios etc.

4. Crie centros de custos para cada departamento da empresa


Outra dica bastante útil é disponibilizar um orçamento para cada área (comercial, marketing etc.). Isso distribui a responsabilidade de controlar os custos com viagens corporativas para as demais lideranças. E elas, sabendo até quanto podem gastar, também vão se planejar melhor.Dessa forma, tendo os fornecedores devidamente homologados e os centros de custos bem definidos, o pessoal do administrativo consegue cobrar prestações de contas e verificar em quais áreas os recursos são mais e melhor utilizados.

5. Faça relatórios mensais detalhados


Por fim, um trabalho conjunto entre as lideranças dos departamentos e a área administrativa é primordial no esforço de redução de despesas de viagens. Tudo deve ser devidamente registrado e transformado em relatórios onde é possível visualizar a evolução dos gastos e guardar históricos. A geração de relatórios mensais ajuda a criar uma cultura de transparência e também pode reforçar a necessidade de evitar desperdícios e reduzir custos. Que tal, o que você achou das nossas dicas para a redução de despesas de viagens? Deixe seu comentário!